누구나 탐내는 실전 보고서

다양한 직장생활 경험을 바탕으로 직장에서 보고서 쓰는 법을 자세히 설명하고 있다. 우선 내 업무나 보고서가 최종적으로 소비되는 장면을 리얼하게 상상하라고 강조한다. 그리고 보고서를 작성하려면 정보부터 충분히 모아야 한다고 설명한다. 과거 조직에서 만들어진 다양한 산출물, 조직 외부 사례, 조직 내 구성원들의 다양한 의견들을 모아야 하는데, 보고서의 이해관계자들과 간단한 티타임 미팅 등을 해서 그들의 마음 속에 있는 대략적인 의견을 확보해야 한다고 언급하고 있다. 이래야 실제 적용 가능한 대안을 제시해 줄 수 있다는 말이다. 또한 상사가 확정된 결론을 원하는지, 아니면 여러 대안을 제시해주기를 원하는지부터 고민해야 한다고 말한다. 보고서나 기획안 작성 시 표를 이용해서 상사가 제시할만한 여러 가지 대안과 함께 각각 장단점을 제시하는 편이 좋다고 설명한다. 그 중에서 보고자가 가장 좋다고 생각하는 대안을 추천하는 방식으로 보고하는 것이 좋다는 말이다. 그 다음으로 상사가 긴급성을 원하는지 정확성을 원하는지 명확히 파악해야 한다고 강조한다. 긴급성이 중요한 보고라면 엑셀 프로그램 등으로 보고 자료를 빨리 만드는 것이 좋다는 것이다. 거기에다 현재 상사가 그 상위 결재권자와 사이에 어떤 환경에 처해 있는지를 고민해보라고 조언한다.이를 정확히 파악하려면 평소 하루에 10~15분 정도 타 부서의 구성원들과 티미팅을 해보는 것이 바람직하다고 언급하고 있다. 이를 통해 상사 또는 상위 결재권자가 주로 어떤 의견과 가치관을 가지고 있는지 파악해서 지금 당장 바꿀 수 없는 부분을 확인하고 인정한 뒤에 개선 가능한 부분에 집중하라고 조언한다. 또한 최종 결재권자는 어떤 방식의 보고를 선호하는가를 확인한 후 그에 맞춰야 한다고 조언한다. 특히 여러 이해관계자를 대상으로 상대방이 원하는 것, 상대방이 두려워하는 것, 상대방이 처한 상황, 내가 원하는 것, 내가 두려워하는 것, 내가 처한 상황을 분석해야 하며, 왜라는 질문을 스스로에게 계속해서 던져보는 노력이 필요하다고 강조한다. 이를 통해 원인이 파악되면 그 원인에 맞는 쉽고 명확한 대안도 도출할 수 있다는 것이다. 즉, 현상, 원인, 대안으로 이어지는 3단계 사고구조를 갖춰야 한다는 말이다. 이를 통해 현장의 이슈->1차원인->근본원인->개선방안 형식으로 자료를 작성하면 된다는 것이다. 여러 사람 또는 팀 차원에서 근본원인을 분석할 때는 화이트보드와 포스트잇을 활용하면 편리하다고 설명한다. 그리고 파레토 법칙을 기획안 작성 시 적용해야 한다고 주장한다.즉, 문제의 80% 이상을 해결할 수 있는 가장 핵심적인 대안에 과감하게 자원을 투입하겠다는 식으로 작성하라는 말이다. 그리고 실행용이성을 한 축으로, 비즈니스에서의 중요도를 또 다른 축으로 놓고 보았을 때, 용이성이 높고 비즈니스에서도 중요한 것은 Quick win과제라 정의한다. 이것은 사업에 미치는 영향이 크고, 다른 업무들과의 관련성이 높지 않아서 달성이 쉽고 짧은 시간 안에 가시적인 효과를 볼 수 있는 과제라는 말이다. 실행이 용이하지 않지만 중요한 것은 장기추진과제로 이름을 붙이며, 사업에 미치는 영향이 커서 추진해야 하지만 다른 업무와의 연관성이 높고 고도의 기술이 필요해서 달성이 쉽지 않은 과제라 정의한다. 그 외에 달성은 어렵지 않지만 중요도가 떨어져서 적절한 자원을 활용해서 유지만 하면 되는 과제와 달성이 어렵고 비즈니스에서의 중요도도 낮아서 제외할 수 있는 과제를 분리하라고 설명한다. 일반적인 업무라면 Quick win 과제, 장기추진 과제, 유지과제, 폐기과제 순으로 중요도를 주어야 하며, 연간 사업계획과 관련된 일이라면 Quick win과제의 비중을 높이되, 장기추진과제를 일정부분 반영하는 식으로 작성하라고 조언한다. 팀 차원에서 연간 사업계획을 세운다면 위에 설명한 4분면을 화이트보드에 그리고 팀원들의 아이디어를 받아서 포스트잇 등에 적은 뒤 논의를 통해 각 분면에 배치하면 좋다고 언급한다.이 책에서 저자는 경우의 수를 찾아내는 능력을 기르기 위해 시뮬레이션 사고법을 권장한다. 이것은 이 보고 안이 실제로 시행되면 어떤 결과가 나올까, 이 안 외에 다른 대안은 없을까, 그 대안을 활용하면 어떤 결과가 나올까, 각 안의 장단점은 무엇일까, 내가 추천할 대안은 정말 가장 좋은 안일까를 순서대로 고민하는 것이라 설명한다. 또한 문제를 개선하기 위한 좋은 대안을 제시하려면 일단 기획의 대상, 즉 개선하거나 바꾸어야 할 대상이 무엇인지부터 고민해야 한다고 말한다. 물론 이런 대상이 전사적인 인프라나 시스템인 경우도 적지 않지만 대다수 기획의 실질적인 대상은 사람인 경우가 많다고 언급한다. 즉, 제도를 바꾸든 마케팅을 하든 서비스를 개선하든 일단 사람들이 그러한 개선이나 변화에 관심을 가지고 움직이게 하는 데 기획의 목적이 있다는 것이다. 따라서 좋은 대안을 제시하려면 심리적으로 움직일 것인가, 나라도 하겠는가, 프로세스로 정착되겠는가, 반복적으로 정착될 것인가를 고민해야 한다고 조언한다. 그리고 논의해야 할 핵심을 지키는데 효과적으로 활용할 수 있는 이슈토의 목록작성법도 소개하고 있다. 구분, 추천안, 주요이슈 및 보완사항, 근거 및 기타 순서로 표를 만들어 작성하면 된다는 것이다.또한 보고서 제목은 적어도 5개 이상 고민해보고 그 중에서 가장 좋은 것을 선택하는 것이 바람직하다고 조언한다. 무엇보다 보고의 목적을 가능한 한 구체적인 한 문장으로 요약하라고 말한다. 상사가 추상적인 지시를 했을 때 그것을 그대로 보고서의 목적이나 배경으로 잡아서는 안 되며 이것을 한 번 더 구체화하는 작업이 필요하다는 말이다. 즉, 상사의 지시를 토대로 일단 보고의 목적을 구상해본 후 그것을 가능한 한 구체적인 한 문장으로 요약해보는 일이 중요하다는 것이다. 그리고 보고서에 이 일을 왜 하는지에 대한 이유와 함께 그 일을 했을 때 어떤 이익이 있는지를 포함시켜야 한다고 조언한다. 그래서 이 책의 저자는 일반적인 보고서 작성목차를 제목(무엇을 하겠다는 것인가), 목적(왜 이 기획을 하며, 무슨 이익이 있는가), 현황 및 이슈(현재 상황은 어떠하며, 무엇이 이슈인가), 원인(무엇이 문제의 근본원인인가), 목표(달성하고자 하는 수준은 어느 정도인가), 추진방향(문제를 해결하기 위해서 어떤 방향으로 추진할 것인가), 세부 실행방안(구체적으로 어떻게, 누가, 언제 진행할 것인가), 예산(얼마의 비용으로 진행할 것인가), 기대효과(보고 내용을 실행해서 얻게 되는 이익은 무엇인가), 의사결정사항(의사결정을 할 사항은 무엇인가) 순서로 제시하고 있다. 그 밖에 보고서에서 표를 사용해야 할 경우는 내용이 너무 많아서 서술식으로 쓰면 가독성이 현저하게 떨어지는 경우와 짤막짤막하게 제시해 줄 정보가 많은 경우에 쓰라고 조언한다. 또한 추진 과제를 실행하는데 필요한 재무계획을 세울 때는 투자예산과 비용예산을 정확히 구분해야 한다고 언급한다. 투자예산 항목에는 시설이나 장비 등 일정 기간 감가상각하는 자산을 구입하는데 들어가는 큰 규모의 투자 비용예산을 적고, 비용예산 항목에는 당해연도에 비용이 바로 반영되는 일상적인 예산을 적으면 된다는 것이다. 특히 파워포인트로 보고서 작성 시 헤드메시지의 내용은 최대한 구체적으로 작성해서 보는 사람이 보고서의 내용을 명확히 이해할 수 있도록 해야 한다고 강조한다. 먼저 파워포인트 보고서를 다 만들고 나서 각 장표의 헤드메시지를 차례대로 오려서 A4지에 옮겨 붙인 뒤 그 메시지들을 쭉 읽어보았을 때 마치 1페이지 보고서처럼 흐름이 매끄럽게 이어진다면 잘 작성된 헤드메시지라는 것이다. 또한 파워포인트 사용 시 박스패턴은 강조하고 싶은 내용이 몇 가지 항목으로 나눠지거나 보고서 상의 목적과 기대효과 등을 1페이지의 장표로 표현하고 싶을 때 활용하면 효과적이라 조언한다.아울러 파워포인트로 조직의 내부 보고를 준비하다 보면 작성 공간이 부족하다고 느끼는 경우가 있는데, 기본으로 설정된 페이지 크기에 맞춰 작성한 보고서를 출력해보면 가로 폭이 좁아서 양쪽에 빈 공간이 생기고 멋이 없어 보일 때가 있다고 한다. 이럴 때는 파워포인트 프로그램의 페이지 설정화면에 들어가서 가로 폭을 27.51 X 19.05 정도로 넓혀주면 공간이 넓어져서 보다 많은 내용을 담을 수 있고, 실제로 출력했을 때도 좀 더 균형 잡히고 세련된 느낌을 줄 수 있다고 조언하고 있다. 그리고 표의 선을 그냥 검은색으로 설정하면 내용이 잘 드러나지 않는 경우가 많다면서 이럴 때 표의 선을 연한 회색이나 연한 파란색 계열로 설정해주면 표 안의 글을 좀 더 부각시켜줄 수 있다고도 말한다. 마지막으로 파워포인트 보고서에서 그래프를 활용할 때는 데이터 중에서 가장 핵심적인 관점을 반영하는 메시지를 결정해서 그것을 그래프 등의 시각 자료로서 부각시키는 것이 중요하다는 것과 실제 보고서 발표 시 인사말, 보고의 개요, 대략적인 결론, 설명할 순서 대로 발표하는 것이 좋다고 조언한다. 이 책에는 다양한 보고서 샘플이 함께 들어 있어 실전에 활용하기 매우 좋게 구성되어 있다.

1년 열두 달 기획과 보고서 작성, 보고와 프레젠테이션 업무가 쳇바퀴 돌 듯 반복되는 직장인들의 일상. TV 속 주인공들처럼 키보드 앞에서 떡가래 뽑듯 기획안과 보고서를 술술 뽑아내고, 보고나 프레젠테이션을 김제동이나 최진기처럼 눈앞에 놓인 상대를 홀려가며 할 수 있다면 얼마나 좋겠냐마는 한 소리 안 듣는 것만 해도 다행인 것이 직장인들의 현실! 도대체 기획이나 보고서 작성, 구두보고 등이 이토록 직장인들을 힘들게 하는 이유는 무엇일까? 논리적인 내용구성은 물론 안팎으로 구색까지 맞춰야 하니 애당초 쉬울 순 없는 일, 그럼 어떻게 이 난관을 헤쳐가야 할까? 이 책은 바로 그 ‘어떻게’라는 혈을 야무지게 찔러줌으로써 꽉 막혔던 당신의 ‘기획력’과 보고서 작성을 포함한 ‘보고력’이 혈기 있게 살아나도록 돕고 있다. 저자는 단언컨대 ‘보고는 비즈니스의 종합예술’이라고 강조한다. 완벽한 보고를 위해서는 기획력을 바탕으로 한 내용과 콘셉트, 그것들을 효과적으로 받쳐줄 보고서의 틀, 보고서의 효과를 극대화하는 최강의 보고법(또는 프레젠테이션)이 3단 콤보로 궁합을 맞춰야 한다는 의미다. 그래서 이 책은 보고와 관련된 업무의 흐름을 크게 ‘기획’, ‘각종 보고서 작성법’, ‘실전 보고법’ 등 3개의 파트로 나누고, 각 파트별로 기본지식과 실전 노하우는 물론, 업무현장에서 바로 써먹을 수 있는 다양한 예시와 실무 팁들을 꾹꾹 눌러 담아 제시하고 있다.

프롤로그_ 고문관을 프로 기획자로 만들어준 단 하나의 깨달음

Part 1 기획 및 문제해결 역량 높이기

1장 보고의 출발점, 입체적 상황분석

01 보고서의 최종 소비자에게 눈높이를 맞춰라
최종 소비자를 고려한 5가지 보고서 작성원칙 / 보고서가 소비되는 최종 장면을 리얼하게 상상하는 방법 / 막힘없이 보고서를 쓰기 위한 3가지 핵심조건

02 상사의 입장을 입체적으로 분석하는 방법
보고서는 결국 통하기 위한 수단 / 입체적 상황분석의 핵심은 역지사지 / 주니어의 보고 대 시니어의 보고

03 입체적 상황분석을 위한 핵심기술
상사의 마음을 파악하기 위한 5가지 질문 / 다양한 대안 제시를 위한 경우의 수 분석방법 / 이해관계자 상황분석을 위한 3가지 요건 / 업무현장에서 입체적 상황분석 역량을 높이는 방법

2장 보고의 틀을 잡아주는 근본원인 파악 및 전략수립 기술

01 문제를 문제로 인식하는 사고의 기술
문제를 발견하지 못하는 근본적인 이유 / 문제의 주인의식을 높이는 3가지 요소

02 문제해결의 3단계 사고(근본원인 파악 기술)
현상에 바로 대안을 붙이는 초보 기획자의 2단계 사고 / 기획 고수의 3단계 사고 / 업무현장에서 3단계 사고구조를 활용하는 방법 / 근본원인 분석도구 활용을 위한 실전 팁

03 문제해결에 필요한 전략적 사고의 핵심
전략의 의미 / 란체스터 법칙으로 배우는 전략의 실질적인 의미 / 전략의 핵심은 ‘시간-공간-에너지’ 3가지 요소의 조합 / 손자병법으로 배우는 전략의 핵심요소 / 일 잘하는 사람들의 공통적인 특성 / 80:20 법칙과 전략적 사고의 조합 / 문제해결의 열쇠는 변수의 단순화 / 퀵 윈(Quick Win) 과제에 집중하라

04 보고의 리스크를 줄여주는 시뮬레이션과 시나리오 기법
시뮬레이션 사고를 보고에 활용하는 방법 / 미래예측을 돕는 시나리오 기법 / 실제 업무에 시나리오 기법을 활용하는 방법

3장 창조적 발상과 문제해결을 위한 업무의 기술

01 일 잘하는 사람들의 공통점, 몰입과 상황인정
몰입은 기획력과 커뮤니케이션 능력을 높이는 공통역량 / 뇌를 항상 깨어있게 만드는 몰입의 힘 / 몰입상태에 쉽게 들어가게 해주는 실전 팁 / 몰입을 통해 상황을 인정하고 핵심에 집중하는 방법

02 문제해결과 대안 제시를 돕는 창조적 발상법
정보수집은 창조적 발상의 출발점 / 제임스 웹 영의 5단계 창조적 발상법 / 중용으로 배우는 창조적 발상법 / 업무에서 성과를 내는 8단계 발상법 / 대안을 성과로 연결하는 데 필요한 2가지 관점

03 회의의 효과를 높이는 방법
회의의 목적은 다양한 정보와 관점을 확보하는 것 / 회의는 정반합의 변증법을 활용한 문제해결 기술 / 논의의 빈틈을 메워주는 이슈토의 목록 작성법 / 협업과 프로젝트 업무의 효과를 높이는 회의록 작성법

04 효율적인 정보수집과 문서관리를 위한 실전 노하우
일의 히스토리를 파악하는 방법 / 폴더 및 자료 구조화의 효과를 높이는 실전 팁 / 업무실수를 막아주는 문서파일명 관리 실전 팁 / 업무 관련 자료를 효과적으로 스크랩하는 실전 노하우

05 지식과 발상의 체계를 세워주는 독서의 기술
정보화 시대에서의 독서의 의미 / 누구나 따라 할 수 있는 빠르고 쉬운 독서법 / 발상력을 높여주는 독서카드 작성법 / 깊이 있는 정보수집을 위한 주제별 추적조사법


Part 2_ 보고서 작성수준 높이기

4장 1페이지 보고서 작성의 핵심기술

01 1페이지 보고서의 핵심은 간결 명료한 스토리라인
보고서에 대한 고정관념 / 1페이지 보고서의 질과 양을 확보하는 일석이조 효과

02 핵심 스토리라인과 첨부자료를 구분/연결하는 기술

03 보고서 제목의 효과를 높이는 방법

04 상사의 추상적인 지시를 구체화하는 방법

05 주요 내용이 누락되지 않도록 목차를 구성하는 방법

06 문장을 효과적으로 압축하는 기술

07 표와 텍스트를 효과적으로 조합하는 방법

표 대신 간단한 콘셉트 이미지를 활용하는 방법

08 결론과 실행방안을 구체적으로 제시하는 방법

09 보고서의 균형미를 살려주는 넘버링 활용법

10 보고서 작성 시 빼먹기 쉬운 요소들

11 1페이지 보고서 유형별 샘플
제도 도입 보고서 / 제안형 보고서 / 계획보고서 / 결과보고서 ① / 결과보고서 ② / 현황, 이슈에 대한 개선방안 보고서 / 진행사항 보고서 / 사업제안서
12 디테일을 살려주는 1페이지 보고서 점검방법

5장 공문(기안문/시행문) 작성의 핵심기술

01 업무 관련 문서의 유형과 성립요건
기준 1_ 작성주체에 따른 구분 / 기준 2_ 문서유통에 따른 구분 / 기준 3_ 문서성격에 따른 구분 / 문서의 성립요건

02 결재의 의미와 종류
결재의 의미와 방법 / 결재의 종류

03 공문(기안문·시행문)의 의미
기안문과 시행문 / 기안문과 품의서

04 기안문 작성 시 꼭 알아야 할 표기법
기안문(공문)을 쉽고 빠르게 작성하게 해주는 실전 팁

6장 품의서 작성의 핵심기술

01 품의서의 의미와 활용방법
품의서의 정확한 의미 / 품의서의 효과적인 활용사례

02 품의서 구성요소별 작성방법

7장 이메일 보고서 작성의 핵심기술

01 이메일은 매우 중요한 업무수단
업무수단으로서의 이메일의 가치 / 이메일의 3가지 강점 / 이메일을 잘 쓰기 위해 깨야 할 고정관념

02 이메일의 효과적인 활용방법
지시문서에 활용 / 협조문서에 활용 / 회의록에 활용 / 협상문서에 활용 / 공지문에 활용 / 이메일 활용수준을 높여주는 실전 팁

8장 사업계획서 작성의 핵심기술

01 사업계획서의 구조와 구성요소
사업계획서의 정의와 유형 / 사업계획의 4가지 구성요소

02 잘 작성된 사업계획서의 2가지 핵심요건
사업내용의 즉각적인 이해가 가능 / 충분한 자료수집과 분석

03 사업계획서 작성방법

9장 파워포인트 보고서 작성의 핵심기술

01 화려한 도식보다는 스토리에 집중하라

02 파워포인트 보고서 작성의 핵심원칙
파워포인트 보고서 작성의 첫 단계는 스토리 구성 / 파워포인트 보고서 작성의 기본 프로세스 / 보고서의 소비대상에 따른 꾸미기 수준

03 헤드메시지(헤드라인)의 효과적인 활용방법

04 1페이지 보고서를 파워포인트 보고서로 쉽게 전환하는 방법

05 파워포인트 보고서 작성속도를 높여주는 5가지 패턴
박스 패턴 / AS-IS, TO-BE 패턴 / 도형 패턴 / 표 패턴 / 그래프 패턴

06 있어 보이는 보고서로 만들어주는 실전 편집 팁
가로 폭 넓히기 / 표의 선 연하게 하기와 선 지우기 / 자주 쓰는 글꼴의 유형 / 상단 선 긋기와 헤드메시지 / 색감은 단순하게 / 기본제공 양식은 절대 쓰지 마라

07 시각적인 자료를 효과적으로 활용하는 방법
메시지에 적합한 자료를 선택 / 비교유형을 강조하는 그래프를 선택 / 시각적인 자료를 활용할 때 고려해야 할 사항


Part 3 실전 보고 및 프레젠테이션 역량 높이기

10장 보고서의 효과를 극대화하는 최강의 보고법

※ 실전 보고 셀프 체크 리스트

01 보고대상에 따라 달라지는 보고의 기술

02 보고 전에 반드시 고려해야 할 사항들
가장 효과적인 보고방식의 선택 / 보고대상자의 상황에 따른 효과적인 보고시점 / 각종 커뮤니케이션 도구의 효율적인 활용방법 / 상사의 성격분석에 따른 효과적인 보고패턴

03 구두보고의 효과를 높이는 실전 노하우
보고로 인정받는 2가지 유형 / 구두보고를 잘하는 방법

04 보고상황 시뮬레이션부터 보고 메시지 작성까지
보고상황에 대한 사전 시뮬레이션 방법 / 보고 메시지 작성을 위한 2가지 고려사항 / 보고 메시지의 4가지 기본요건

05 커뮤니케이션의 오류를 줄여주는 메모의 기술
메모습관으로 얻을 수 있는 이점 / 메모의 효과를 높여주는 실전 팁

06 실전에서 가장 중요한 중간보고의 핵심기술
중간보고는 잽이다 / 중간보고의 효과를 높이는 실전 팁

07 간트차트를 활용한 중간보고의 기술
간트차트는 프로젝트 관리기법의 핵심도구 / 엑셀 프로그램으로 간트차트를 쉽게 만드는 방법

11장 프레젠테이션의 핵심기술

01 3P 분석은 프레젠테이션 성공의 필수조건

02 프레젠테이션은 자신감이 절반이다

03 프레젠테이션 시나리오를 쉽게 작성하는 방법

04 강한 몰입도를 유도하는 아이컨택 기술

05 보디랭귀지의 효과적인 활용방법
보디랭귀지의 강력한 메시지 전달력 / 보디랭귀지의 효과를 높이는 방법

06 박수를 받고 시작하는 프레젠테이션 인사법

07 긴장감을 줄여주는 프레젠테이션 실전 노하우
발성과 발음을 잡아주는 아에이오우 훈련법 / 긴장하지 않고 말의 속도를 조절하는 방법 / 프레젠테이션 현장에서 긴장감을 줄이는 방법 / 프레젠테이션 시 청중의 반응을 확인하는 방법

에필로그